ceefinancialhub

Eventy firmowe możemy organizować z wielu różnych powodów. Wiele przedsiębiorstw prowadzi różnego rodzaju szkolenia czy konferencje, których zadaniem jest podnoszenie umiejętności pracowników. Popularne są także eventy integracyjne, a więc wydarzenia, w ramach których zacieśnia się więzi między pracownikami i pracuje nad lepszą komunikacją w grupie. Niezależnie jednak od tego, z jakiego powodu organizujemy wydarzenie firmowe, konieczne jest właściwe zaplanowanie takiej imprezy. W jaki sposób to zrobić? O czym powinniśmy pamiętać? Jak się okazuje, organizacja wymaga często czasochłonnych przygotowań – wszystko oczywiście po to, by event był dopięty na ostatni guzik, a uczestnicy mogli wspominać dane wydarzenie jako mile i efektywnie spędzony czas. Najważniejszy aspekt planowania związany jest z finansami, a więc mówiąc dokładniej z budżetem, jaki możemy przeznaczyć na organizację danego wydarzenia. Mniejsze eventy wymagać będą mniejszych nakładów, podczas gdy wydarzenia dla większej liczby osób zazwyczaj związane są z koniecznością nieco większego budżetu. To w dużej mierze od wielkości oraz specyfiki wydarzenia zależy zresztą ostateczny budżet. Musimy wszak zdecydować, co konkretnie potrzebne jest na danym wydarzeniu, a to zależy głównie od jego charakteru i tego, czy mowa jest o szkoleniu, konferencji, czy może jednak o imprezie integracyjnej. W zależności od tego będziemy mogli przewidzieć, ile mniej więcej gości znajdzie się na wydarzeniu oraz jakie elementy złożą się na sam event.

Jak skutecznie zorganizować event firmowy?

Możliwości finansowe w dużej mierze zadecydują o tym, na jak dużo możemy sobie pozwolić, jeśli chodzi o organizację danego wydarzenia.

Warto przy tym pamiętać, że eventy biznesowe czy firmowe muszą odpowiedzieć na oczekiwania oraz potrzeby zaproszonych uczestników. Konieczne jest znalezienie odpowiedniej przestrzeni, na której to odbędzie się dane wydarzenie. Część zadań związanych z organizacją eventu możemy też powierzyć podwykonawcom – chodzi tutaj między innymi o catering czy wsparcie techniczne. Wszystko zależy oczywiście od tego, jakie konkretnie wydarzenie organizujemy oraz co mamy w planach. Szczególnego planu wymagają te większych rozmiarów eventy jak duże konferencje albo szkolenia, w których udział wziąć może nawet kilkaset osób. W związku z tym o wszystko trzeba zadbać – tak, by każdy uczestnik naszego wydarzenia był zadowolony. Ważną kwestią jest także sam wybór podwykonawców. Catering musi dostarczyć smaczne jedzenia i w profesjonalny sposób zająć się obsługą. Dobrze jest więc stawiać na doświadczone firmy, które posiadają nie tylko odpowiednie zaplecze, ale również wykwalifikowanych pracowników. Warto też zaplanować sobie całe wydarzenie, co możemy zrobić na przykład poprzez stworzenie scenariuszu, w którym to krok po kroku zorganizujemy kolejne punkty naszego eventu. Konieczne jest być przygotowanym na niespodziewane, gdyż w trakcie wydarzenia niektóre rzeczy mogą nie pójść po naszej myśli, a wtedy trzeba szybko i skutecznie reagować.